De diensten voor e-mailversleuteling zijn de beste manier om te zorgen dat u voldoet aan eisen voor versleutelde overdracht, zonder uw gebruikers onnodig te hinderen. Persoonlijke en zakelijke e-mails zijn eenvoudig te hacken doordat ze tegenwoordig toegankelijk zijn via verschillende apparaten: mobiele telefoons, maar ook Samsung tablet en computers. Met versleuteling voorkomt u bovendien automatisch bepaalde vormen van dataverlies, dankzij automatische encryptie op één enkel, regelmatig gebruikt communicatiekanaal. Deze diensten gebruiken in feite uw bestaande e-mailgateway en leggen daar een extra laag van versleutelde e-mail bovenop.
Filters worden ingesteld op uw e-mailgateway, en deze filters worden geactiveerd door bepaalde tags of commando’s in een e-mailbericht. De aanwezigheid van beschermde termen kan echter OOK worden gebruikt om de kans te maximaliseren dat versleuteling wordt toegepast op de juiste momenten. Als u bijvoorbeeld een data loss prevention-filter (zo worden ze genoemd) heeft ingesteld om burgerservicenummers, medische dossiers of andere programmatisch herkenbare termen te identificeren en te versleutelen, dan worden berichten met deze gegevens automatisch versleuteld.
Een beter systeem voor beveiliging
IT‑beheerders of andere afdelingen kunnen ook een melding krijgen wanneer dit gebeurt. Zo weten zij wanneer beschermde informatie de organisatie verlaat en kunnen zij medewerkers er op een vriendelijke manier aan herinneren versleuteling proactief te gebruiken bij dit soort communicatie.
Over het geheel genomen is dit systeem veilig omdat het gebruikmaakt van hulpmiddelen zoals SMTP over versterkte TLS, bestemmingen in een beveiligd datacenter en gegevens die toegankelijk zijn via een beveiligd, versleuteld portaal. Dit systeem is vrijwel waterdicht als het gaat om het voorkomen van onderschepping of compromittering van gegevens tijdens verzending, terwijl het de toegang en controle van gegevens eenvoudig houdt, omdat gebruikers e‑mail toch al gewend zijn.
Verschillende beschikbare technische oplossingen
Sommige organisaties vertrouwen graag op versleuteling op basis van S/MIME, PGP of TLS om te voldoen aan hun eisen voor veilige overdracht, maar de eerste twee worden minder vaak gebruikt en TLS is niet gegarandeerd, omdat dit in de meeste e‑mailtoepassingen vaak opportunistisch wordt ingezet. Dit betekent dat als de ontvangende server geen versleutelde berichten accepteert, TLS niet wordt gebruikt. Als u TLS voor elke e‑mail zou afdwingen, zou e‑mail ook minder bruikbaar worden.
Naast het feit dat gewone e‑mails doorgaans geen duidelijke indruk wekken van extra databeveiliging, passen diensten voor beveiligde e-mail TLS toe door gebruik te maken van eigen encryptieportalen, zoals hierboven beschreven. Dit betekent dat uw ontvanger kan inloggen op een beveiligd platform, met een versleutelde verbinding naar een beveiligde server – die bovendien in een fysiek zeer goed beschermd datacenter staat (de gegevens van de e‑mailversleutelingsdienst van Vircom voldoen aan de ISO 27002‑norm).
Wat is nu echt de beste manier voor bedrijven om hun gebruik van beveiligde communicatie te beheren en te monitoren?
Dit artikel bespreekt in het kort drie opties voor systemen voor beveiligde e‑mail die u kunnen helpen om aan wet- en regelgeving te voldoen, of het nu gaat om HIPAA, FINRA of andere eisen. In de huidige context van beveiligingszorgen, gehackte accounts en datalekken is e‑mailversleuteling een effectieve manier om bestaande technologie aan te passen aan nieuwe werkwijzen en vereisten. Het voordeel van open, breed toegepaste systemen is dat ze flexibel zijn. Met oplossingen zoals e‑mailversleuteling hoeft u zich dus niet te verstoppen of willekeurig een app tevoorschijn te halen wanneer u gewoon uw dagelijkse werkzaamheden wilt doen.
