Er zullen altijd mensen zijn die vinden dat de wereld een stuk onpersoonlijker en afleidender is geworden sinds de introductie van computers op de werkvloer. In de praktijk profiteren ondernemers echter volop van de voordelen van computertoepassingen om hun werk makkelijker en efficiënter te maken dan ooit.
Snelheid en nauwkeurigheid
Alles wat vandaag de dag wordt gedaan in de hectische zakenwereld, ontleent zijn snelheid aan de computer. Of het nu gaat om het boeken of overmaken van grote geldbedragen, het uitvoeren van transacties en het accepteren van betalingen voor producten en diensten online, het doen van zeer complexe berekeningen, onderzoek of communicatie: een van de grootste voordelen van computers is dat alles minder tijd kost dan vroeger.
Wat vroeger persoonlijk moest worden afgehandeld, kan nu via sms, e‑mail of social media.
De tijd dat je een woordenboek moest pakken om de spelling van een woord te controleren, een accountant moest inhuren om de cijfers van de balans na te lopen, of een bibliothecaris moest betalen om een zaal vol dossiers te beheren, is ook voorbij. Bovendien is het aantal problemen door menselijke fouten aanzienlijk verminderd dankzij de voordelen van computersystemen – zodra deze goed zijn opgeschoond en ingesteld.
Voorspellend vermogen
Krachtige computers en slimme software-algoritmen maken het voor bedrijven mogelijk om complexe financiële prognoses te maken die hen helpen belangrijke beslissingen te nemen, met impact op de groei en de langetermijnlevensvatbaarheid van het bedrijf. Computers helpen voorspellen hoe bepaalde variabelen – bijvoorbeeld een stijging van de verkoop, een economische terugval of een nieuwe productlijn – het bedrijfsresultaat over een jaar of langer kunnen beïnvloeden.
Voor de komst van computers was het minstens gezegd een tijdrovende klus om de best en slechtst mogelijke scenario’s door te rekenen in de zakenwereld. Stel je het werk voor dat nodig zou zijn om de uitkomsten te voorspellen van een bedrijf als Microsoft dat een risico neemt met nieuwe software, of Apple dat zijn nieuwe hoofdkantoor in Californië bouwt voor 5 miljard dollar.
Grotere connectiviteit
Computers hebben mensen in de moderne wereld op een manier met elkaar verbonden die vroeger ondenkbaar was. Het is niet meer nodig om in het vliegtuig te stappen om een zakelijke meeting te houden met een klant aan de andere kant van de wereld – een eenvoudige videoconferentie is voldoende. Werknemers hebben geen excuus meer om niet deel te nemen aan belangrijke zakelijke activiteiten omdat ze niet op kantoor zijn.
Mobiele computers maken het mogelijk dat collega’s vrijwel voortdurend met elkaar in contact blijven, waardoor beslissingen nemen en transacties afronden eenvoudiger wordt, ongeacht waar ze zich bevinden. Met één druk op een telefoonapp kun je tijdens een zakenreis geld overboeken, en dankzij wifi kan een medewerker die thuis (of op vakantie) werkt toch beschikbaar zijn om een dossier te bekijken, een zakelijke vergadering bij te wonen of naar een webinar te luisteren. E‑mail maakt het verzenden en ontvangen van belangrijke berichten razendsnel, terwijl online servers gedeelde bestanden beschikbaar stellen aan alle medewerkers, ongeacht hun werklocatie.
Mogelijkheden voor samenwerking
Computers op de werkplek maken het delen van ideeën en samenwerken eenvoudiger dan ooit. Je hoeft je computer alleen maar uit te rusten met een goede Sony Vaio laptop accu en je kunt direct aan de slag. Teams kunnen via wereldwijde netwerken met elkaar verbonden zijn, zodat ze documenten kunnen delen en bewerken, aan ontwerpen kunnen werken en e‑mails kunnen sturen om in contact te blijven. Dankzij computertoepassingen kun je onder andere eenvoudig vergaderingen inplannen en vergaderruimtes reserveren, direct bestanden delen en videoconferenties organiseren. Wanneer meerdere apparaten met hetzelfde netwerk verbonden zijn, kunnen medewerkers tegelijkertijd samenwerken vanuit verschillende delen van de wereld, waardoor het niet meer nodig is dat iedereen fysiek op kantoor aanwezig is.
Informatiebeveiliging
Dankzij de voordelen van computers is het veel eenvoudiger geworden om privé-informatie te beveiligen met behulp van met wachtwoorden beschermde servers en antivirussoftware. Ook al zijn de huidige hoogwaardige beveiligingsoplossingen niet altijd waterdicht tegen de beste hackers, toch zijn de meeste gegevens op computers veel beter beschermd dan in de tijd van archiefkasten, waarbij het juiste paar ogen met de juiste sleutel al genoeg was om te kunnen rondsnuffelen.
Zelfs een enkele computer is veiliger, omdat er – wanneer deze is uitgeschakeld – geen manier is om de bestanden te benaderen, tenzij hij wordt aangezet en de indringer het wachtwoord heeft. Door een heel netwerk van computers te gebruiken, kunnen complete groepen pc’s en de servers waarmee ze zijn verbonden buiten het zicht van nieuwsgierige blikken blijven. Een van de grote voordelen van een computersysteem is bovendien dat de kans op gegevensverlies klein is. Bestanden kunnen immers worden opgeslagen en geback-upt. Tegelijkertijd beschermt dat ze tegen diefstal of bedrijfsspionage.
Kans om te ondernemen
Computers hebben het starten van online bedrijven sterk vereenvoudigd en hebben een volledig nieuwe generatie ondernemers voortgebracht. Met de opkomst van internet, online verkoopapps en kassasoftware is een fysieke bedrijfsruimte in veel gevallen niet langer noodzakelijk om een onderneming te runnen.
Websites hebben de basis gelegd voor de kluseconomie. Die maakt het voor bedrijven mogelijk om kosten te besparen doordat ze geen fulltime personeel hoeven aan te nemen, terwijl freelancers op hun beurt een goed inkomen kunnen verdienen – als bijverdienste of als voltijd baan.
Werven en beheren van personeel
Vacaturesites en socialmediaplatformen zoals LinkedIn en Indeed maken het eenvoudig om vacatures te plaatsen voor medewerkers met zeer specifieke vaardigheden. Online sollicitatieformulieren en software om cv’s te scannen zijn enkele van de voordelen van een computersysteem dat kan helpen bij het selecteren van potentiële kandidaten, en de tijdrovende taak wegneemt om gesprekken te voeren met mensen die niet geschikt zijn.
Computers hebben ook de personeelsadministratie gestroomlijnd, waaronder het bijhouden van personeelsdossiers, het beheren van salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden en het voorbereiden van belastingformulieren zoals formulieren I‑9 en W‑2. De resultaten van jaarlijkse beoordelingen, disciplinaire maatregelen en prestatiemanagement zijn voorbeelden van voordelen van een computersysteem dat elektronische dossiers kan aanmaken en daarmee drukbezette HR‑medewerkers ontlast. Selfservice‑HR‑systemen maken het nu mogelijk dat werknemers zelf hun arbeidsvoorwaarden kiezen, formulieren ondertekenen en elektronische kopieën krijgen van belangrijke documenten zoals loonstroken en belastingformulieren.
