Wees snel met je anti-spaminstellingen

Een van de vervelendste situaties voor een beheerder is een sterk beperkt product waarvoor enorm veel werk nodig is om het aan te passen aan veranderingen binnen het bedrijf. De kerntaak van een beheerder is immers het goed laten functioneren van het complete IT-park én de smartphones die door het team worden gebruikt. Die moeten dus kunnen rekenen op een goede accuduur om de optimale mobiliteit van medewerkers te garanderen, wat cruciaal is voor de onderneming. Zorg er in deze context voor dat je antwoorden hebt op de volgende vragen voordat je een product aanschaft:

1. Hoeveel gebruikers kan het product ondersteunen? (Dit geeft een idee van de dekking voor de komende 3 tot 5 jaar.)
2. Werkt het product met licenties? (schaalbaarheid)
3. Betaal je per gebruikersaccount? (Vergelijk dit met je budget.)
4. Kan ik gebruikers toevoegen/verwijderen indien nodig en hoeveel werk kost dat? (Flexibiliteit van het product)

Stel gerust zoveel vragen als je wilt, maar houd er rekening mee dat schaalbaarheid essentieel is om 3 tot 5 jaar gemoedsrust te hebben.

Effectiviteit bij het tegenhouden van spam

Een product testen tijdens een proefperiode is de enige manier om te weten of het echt effectief is. Maak vóór je test een lijst met verwachtingen ten aanzien van het product en beoordeel die punten na 3 tot 5 dagen intensief onderzoek aan de hand van de proef. Aangezien ongeveer 68% van alle dagelijkse e-mails uit spam bestaat, zul je al na een paar dagen duidelijke resultaten zien.

Hogere kwaliteit van een anti-spamoplossing

Het kan zijn dat je uitkomt bij een oplossing die duurder is dan je aanvankelijk had gepland, maar die wel een hogere kwaliteit biedt. Als je een product gebruikt dat je minimaal 1 uur per dag aan beheer kost en je salaris bedraagt minstens 30 €/uur, dan geef je per jaar 7.500 € extra uit aan dit product (gebaseerd op 250 werkdagen per jaar). In dat stadium zou de aanschafprijs dus niet meer de doorslaggevende factor moeten zijn.

 E-mailfiltersoftware met 24/7 ondersteuning

Voor je een product koopt, moet je niet alleen het product zelf testen, maar ook de ondersteuning. Het niveau van de support is pas echt duidelijk zodra je daadwerkelijk contact opneemt met de helpdesk van de leverancier. Door hen te bellen kun je inschatten of de ondersteuning goed/uitstekend is of juist slecht – en dat doe je het beste tijdens je proefperiode. Doe je dat niet, dan kun je spijt krijgen dat je vastzit aan een product met matige of slechte support.

Als je belt om het ondersteuningsniveau te beoordelen, let dan op het volgende:

1. Hoe lang duurde het voordat je een medewerker aan de lijn kreeg?
2. Toonde de technicus zich empathisch?
3. Ben je tevreden met de antwoorden die je hebt gekregen?
4. Hoe ver was de technicus bereid te gaan om het probleem op te lossen?
5. Ben je behandeld als een waardevolle klant?

Je kunt ze zelfs uitdagen met diepgaande vragen om hun productkennis te testen. Al deze punten zijn belangrijk om je te helpen het beste product op de markt te kiezen. Vergeet niet dat de concurrentie fel is en dat je je niet hoeft neer te leggen bij een leverancier die je niet het gevoel geeft dat je een belangrijke klant bent.